在书面沟通形式的文件中，用词一定要准确，依据一定要充分，多用事实或数据支持。应慎重使用诸如“所有”、“全部”、“完全”、“一切”等词语，要考虑特殊情况，避免让人误解或有人钻空子；另外，应斟酌多义词可能带来的误解，因为“重要的不是你说了什么，而是别人领会了什么”。

　　3、建设方对监理服务有意见时的沟通

　　项目监理过程中，总会出现某个时期或个别问题建设方对监理方提供的服务有意见的情况，这时就应该选择一个建设方代表心情比较平顺的时候，由总监主动找建设方代表交流，了解建设方是因为什么事情对监理方有意见，在知道了事情的原由后，向建设方做进一步的表述，表达自己的意见。如果确因是监理方的责任，则要具体分析，该改进的改进，该调整的调整。并且要将改进的意见和改进的结果以书面的形式汇报给建设方，让建设方明白监理方很尊重建设方的意见，是以其为关注焦点的，目的是能够提供让建设方满意的监理服务。

    4、建设方对某个监理人员有意见时的沟通

　　如果建设方对项目监理部提供的服务总体是满意的，但是对某个监理人员有意见时，总监应及时找建设方了解相关情况，然后分析原因，如果是专业水平不够，能力差的人因不能胜任岗位而引起建设方有意见的，应该马上推荐去培训或撤换。如果只是因人的性格不合，则总监应做好协调工作，将原因分析给该监理人员听，鼓励其主动与建设方进行沟通。作为项目总监，本人不同意随便撤换项目监理部的人员，这对项目监理部工作的开展不利，对个人的发展也不利，应让该监理人员少说多做，试着改变去适应建设方的要求。

　　四、沟通效果的验证

　　沟通的结果为何往往被项目监理部留于口头上，没有留下太多的书面记录，做为通过ISO9001：2000质量管理体系认证的企业，应该对沟通的结果做书面的记录。

　　沟通的目的是为了监理方能够提供更好的监理服务，监理服务的结果建设方能够接受并满意，满意度的测评，应该有相应的数据资料支持，除了其它数据资料，沟通效果的书面记录应是其中一个方面，通过沟通，我们的工作是否做了改进或是否继续保持了好的方面总要有一个验证，如何验证，人说了不算，书面记录才是真实的全面的，通过对书面记录资料的整理归纳分析，才能得出一个真实的结果，才能对项目监理部与建设方沟通的效果进行验证，而此结果的验证又支持了顾客满意度的测评。

　　五、结束语

　　沟通是一个广义的名词，它随时随地都在发生，我们不能把沟通单纯理解为两人或几方面对面的交流，而应该把思路放得更宽一点，其实项目监理每天所做的工作都是在沟通，只是沟通的形式和沟通的对象不一，我们应该在沟通中提高我们的工作水平，也就是提高了我们的监理服务质量。

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