保持信息流通　许多高效的项目沟通者都推荐一种简单却有效的方法，就是一定要让对的人获得对的信息，这样便于他们扮演好自己的角色。在很多组织里，各个团体之间的信息流通不是很好。高效的项目经理就会找出信息流通不顺畅的地方，扮演促进信息流通的角色。

　　认真对待沟通决策　在做沟通决策时，要考虑各方关系、信息内容以及可用媒介。总的来说，不同的沟通方法适合不同的情况，高效的沟通者都会做出明智的选择。

　　确保技术可用、加强用户培训　一定要保证用于具体沟通的技术能正常起作用，还要保证相关的项目干系人知道如何正确使用这些技术。

　　现在比以前有更多的沟通媒介可供项目使用。为了管理好项目沟通，你要了解每种方法的长处和局限性，这样你就能针对不同关系的目标受众和不同的信息内容来选择最合适的媒介。选对了就有助于提高项目生产能力，促进开放的沟通交流，同项目干系人建立更稳固的关系;选错了就会引发错误的认知，造成迷惑，还会影响与项目干系人之间的关系。

　　为了帮助你做好沟通决策，我们来学习一些常见的沟通方法，了解它们的最佳用途和重要说明。表17-1将这些内容汇总到了一起。

　　状态报告

　　高效项目沟通者状态报告的最佳方法包括以下几个方面。

　　前后一致　按照项目沟通计划定期提供前后一致的进度状态报告。

　　目标报告　适当地给目标项目干系人提供详细信息。

　　使用项目符号　使用项目符号的方式来总结主要事实;尽量简短;让阅读的人能迅速了解项目的状态。

　　采用视觉的方式　因为大多数人对看到的东西都了解得快而且大部分高级管理层要迅速了解项目状态和/或项目问题，所以要尽量采用视觉的形式来提供信息。

　　使用色标　如果组织没有确定，那就给关键项目测量和关键成功因素设立3个级别。每个级别对应一种信号灯颜色，即绿色、黄色或者红色。在状态报告中用这些颜色表示每项关键项目测量的状况，这样高级管理层就可以快速阅读了解项目状况的好坏。项目经理圈子

　　例外情况法　利用状态报告的主要部分(第一部分)来强调项目计划中出现的例外或偏差。然后在附录附上详细信息。以这种格式提供的状态报告会满足大部分甚至所有关键项目干系人的需求。

　　会议

　　高效项目沟通者主持会议的最佳技巧包括以下几个方面。

　　了解你的计划　确定会议的整体目标和具体目标;请对人;合理组织会议;明确参与会议的人需要做什么准备，以使会议开得有价值。

　　公布议程　如果可以的话，提前公布会议的议程。不管怎么样，一定要在会议开始时说明议程，看是否需要做出调整。

　　推进会议　主持会议。说明并设定会议背景;提前说明会议的基本原则;让每个人都参与进来;保持会议顺畅;请求反馈;总结要点;寻求一致。

　　不跑题　让会议围绕主题进行;设定有时间限制(限时)的议程事项;不要试图在会议中解决问题，而是安排下一次会议。

　　做笔记　指定人员来记录会议决策和操作事项。

　　结束会议　在结束会议之前，回顾所有操作事项(包括负责人和目标完工时间)，总结会议结果，安排必要的后续会议并感谢与会人员花时间积极参与。

　　公布会议记录　尽量在会议之后24小时内向与会人员及相关团体发布(公布)会议记录。如果有些事情要让没来参与会议的人员完成，在发布会议记录前要征得他们同意，或者注明没有征求过他们意见的事项。

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