|
身为一位主管不能再像以前只管好自己就行了，必须更清楚上司与部属对工作的期待，分清楚事情轻重缓急，以决定优先顺序，同时运用授权让员工和自己都能成长，并通过正确的绩效评估和鼓励部属。
你可能已担任主管很长一段时间。还记得刚升迁时心中的惶恐吗?当时是否希望有人能提供一本圣经，告诉你如何做一个主管?不久前出版的《新主管存活手册》(The New Sup ervisor's Manual 一书，作者沙门(William A.salmon 针对新上任的主管，提出一套实用的建议。
在担任别人的部属时，你或多或少对上司的管理方式不太同意。现在，你已身为一个主管，究竟该怎样做决定?该先处理哪些事情?你可不能像从前那样，只管自己的事情就行。你必须有一个主管的样子，分清楚事情的轻重缓急。必须知道部属在做什么，他们的感觉怎么样，他们对你又有什么期望?
先做好沟通的功课
首先，作为一个主管，你应该先做一些功课，必须对公司的发展有清楚的了解，公司以前的业务是什么，现在是什么、未来又有可能要发展些什么、公司的使命宣言是什么、组织结构如何、重要部门之间彼此的关系和互动如何、部门主管是谁，对于这些问题，你必须在心里面有一张清楚的地图。
此外，你必须了解3种重要关系人在想些什么：你的上司最重视哪些事情?他对你的期望有哪些?你有没有哪些权限可以自己做决定?你希望你多久和他沟通一次?他最讨厌的事情是什么?哪些人是他的朋友，哪些人又是他的敌人?
对于顾客，你必须知道他们真正的期望是什么。不要以为你已经知道他们要什么，你必须和他们谈谈，才会更清楚了解。此外，和部属个别谈一谈，诚恳地问问他们，最大的期望和关切是什么，他们希望看到哪些改变。
管理大师杜拉克曾说，60%的办公室问题都是因沟通不良产生的结果。要做一个好的主管，你必须好好加强自己的沟通技巧。
你和上司沟通的方式，不能用在部属上，同样地，你对个别部属谈话的方式，也跟你和一群人沟通的方式不同。不论对谁，你的态度都要清楚、开放、诚实。沟通最重要的基础，就是你平常在办公室的声誉、可信赖度，和你想表达的想法。如果部属觉得你另有企图，或者讲话不诚实，他们不会相信你的话。
设定工作的优先顺序
作为主管的一个重要工作，就是订出事情的优先顺序。第一线主管最重要的10件事情是：一、决定优先顺序;二、定好计划，分配工作;三、协调工作;四、观察、评估员工的表现;五、根据部属的表现，作出精确而诚实的回馈;六、为员工提供训练;七、处理必要的行政和文件作业;八、向部属清楚沟通政策、流程;九、立即处理问题和冲突;十、找出改善工作的方法。
先和上司谈谈，他希望你对公司有哪些贡献，对你的部门又有什么期望。然后列出完成的时间，这些就是你的目标。订目标的时候，应该要注意SMART原则(specificmeasurableachievablerelevanttimebound 。也就是说，目标要：
一、明确。明确地说出必须完成什么事。
二、可衡量。可以让你追踪做了什么事，什么还没做。
三、可达成。所订定的目标不要不切实际，免得突然让部属觉得沮丧。
四、相关。目标必须能够支持公司的使命、目标和策略。
五、有时间限制。决定是否该时间内完成，或者应该每隔一段时间就完成。
在拟出优先顺序后，就要列出你的工作计划了。首先应具体写出你应该做的事，这些活动应该是同时，还是按顺序做。把时间表写下来，其中还应该包括人、时间、钱和材料。此外，写清楚可能会发生的问题，例如机器故障、材料耽搁等可能让你无法达成目标。找出最可能发生的问题，想想该如何预防减少伤害程度。
尽量把你的计划和上司、部属，和任何可能帮助你的人讨论，确保他们了解自己扮演的角色。当计划改变时，也要立刻让他们知道。
学习授权的艺术
想要让日子过得愉快，或者未来有机会承担更大的责任，他必须学会授权。授权不是把一大堆你不要做的事情往下丢，而是应该把你很喜欢做的事情分担给员工，让他们有更多挑战，提高能力。如果你学会授权，还可以让你把注意力更集中放在那些你无法授权的事情上。
什么时候授权?当你有信心员工准备好承担这些责任的时候，想一想，他们对组织目标投入吗?他们想不想要接受新挑战?要办理的事情很急迫吗?
把你目前的工作列出一张表来，决定一下那些工作上司会特别注意，哪些工 [1] [2] 下一页
|
