信息系统是在项目组织模式、项目管理流程和项目实施流程基础上建立的，它们之间互相联系又互相影响。

　　项目管理信息系统的建立要确定如下几个基本问题：

　　(1)信息的需要。项目管理者和各职能部门为了决策、计划和控制需要哪些信息?以什么形式，何时，从什么渠道取得信息?

　　上层系统和周边组织在项目过程中需要什么信息?

　　这是调查确定信息系统的输出。不同层次的管理者对信息的内容、精度、综合性有不同的要求，上述报告系统主要解决这个问题。

　　管理者的信息需求是按照他在组织系统中的职责、权力、任务、目标而设计的，即确定他所要完成的工作，行使其权力所需要的信息，以及向其他方面提供的信息。

　　(2)信息的收集和加工：

　　① 信息的收集。在项目实施过程中，每天都要产生大量的原始资料，如记工单、领料单、任务单、图纸、报告、指令、信件等。必须确定，由谁负责这些原始数据的收集，这些资料、数据的内容、结构、准确程度怎样，由什么渠道(从谁处)获得这些原始数据、资料，并具体落实到责任人，由责任人进行原始资料的收集、整理，并对它们的正确性和及时性负责。通常由专业班组的班组长、记工员、核算员、材料管理员、分包商、秘书等承担这项任务。

　　② 信息的加工。这些原始资料面广量大，形式丰富多彩，必须经过信息加工才能符合不同层次项目管理的要求。信息加工的概念很广，包括：

　　A.一般的信息处理方法，如排序、分类、合并、插入、删除等。

　　B.数学处理方法，如数学计算、数值分析、数理统计等。

　　C.逻辑判断方法，包括评价原始资料的置信度、来源的可靠性、数值的准确性，利用资料进行项目诊断和风险分析等。

　　(3)编制索引和存储。为了查询、调用的方便，建立项目文档系统，将所有信息分类、编目。许多信息作为工程项目的历史资料和实施情况的证明，必须被妥善保存。一般要保存到项目结束，有些则要作长期保存。按不同的使用和储存要求，数据和资料储存于一定的信息载体上，要做到既安全可靠，又使用方便。

　　(4)信息的使用和传递渠道。信息的传递(流通)是信息系统活性和效率的表现。信息传递的特点是仅传输信息的内容，而保持信息结构不变。在项目管理中，要设计好信息的传递路径，按不同的要求选择快速的、误差小的、成本低的传输方式。